【デジタル名刺とは？】現代の名刺の在り方や作成方法、導入メリットなどをご紹介！
「デジタル名刺って何だろう？」
「デジタル名刺の仕組みや導入メリットについて知りたい」
ビジネスシーンでの名刺交換は一般的な習慣ですが、近年では紙の名刺からデジタル名刺へと移行する企業や個人が増えています。
デジタル名刺は、主にスマートフォンを活用して名刺情報をデジタル化することで、デバイスをかざすだけで名刺交換ができる新しい技術です。
コスト削減や利便性の向上、環境への配慮など、多くのメリットがあるため、ビジネスの効率化を図りたい方にとって注目の技術と言えるでしょう。
そこで本記事では、デジタル名刺の基本的な仕組みや導入するメリット、注意点などについて詳しく解説します。
また、NFC名刺については「【NFC名刺とは？】作成方法や導入方法、活用するメリットなどについてプロが解説！」にてご紹介しているので、気になる方はぜひこちらもご覧ください！
デジタル名刺とは？
まずはじめに、デジタル名刺について簡潔にご紹介します。
デジタル名刺とは、従来の紙の名刺をデジタル化することで、スマートフォンやPCを通じて情報のやり取りができる名刺のことを指します。
名刺のデータをQRコードやNFCタグ、専用のアプリを使って簡単に共有することができるため、紙の名刺のように持ち運ぶ必要がなく、手間を省くことができる点が特徴です。
近年、ビジネスのデジタル化が進む中で、リモートワークやオンライン会議の普及とともにデジタル名刺の活用が増えており、特に企業がDXを推進する中で、紙の名刺に代わる便利なツールとしても注目されています。
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なぜ今デジタル名刺が流行っている？
では、なぜ今デジタル名刺が流行っているのでしょうか。
デジタル名刺が近年急速に普及している背景には、ビジネス環境の変化やテクノロジーの進化が主な理由として挙げられます。
特に、新型コロナウイルスの流行をきっかけに、多くの企業がリモートワークやオンライン商談を導入したことにより、従来の紙の名刺交換の機会が減少しました。
その結果、効率化や衛生面などの観点からも、非接触かつオンライン上で名刺情報を簡単に共有できるデジタル名刺の需要が高まっているのです。
また、名刺に記載する情報の多様化や、個人のSNS活動の活発化など、紙の名刺では伝え切れない情報を容易に伝えることができるといった点も、デジタル名刺が流行している背景と言えます。
デジタル名刺を利用するメリット
本章では、デジタル名刺を利用するメリットについて、以下の６つをご紹介します。
1, 相手のデバイス上に情報を提供することができる
2, 名刺管理の手間や負担をかけない
3, いつでも情報を更新できる
4, 紛失や新規発行の心配がない
5, コストが削減できる
6, 話題作りになる
① 相手のデバイス上に情報を提供することができる
デジタル名刺を利用するメリットの１つ目は「相手のデバイス上に情報を提供することができること」です。
デジタル名刺の最大の利点は、相手のスマートフォンやPCに直接情報を提供できることです。
QRコードやNFCタグを活用すれば、物理的な名刺を渡さなくても、ワンタップで名刺情報を送信することができます。
また、SNSや会社のWebサイト、ポートフォリオなどのリンクを埋め込むことで、より多くの情報を提供できる点も魅力であると言えるでしょう。
② 名刺管理の手間や負担をかけない
２つ目は「名刺管理の手間や負担をかけないこと」です。
既に皆様もご存知の通り、紙の名刺は、枚数が増えるほど整理や管理が大変になります。
それに比べてデジタル名刺であればクラウド上でデータを管理することができるため、ファイリングや手入力の手間が不要となります。
検索機能を使えば、特定の名刺をすぐに見つけることができますし、名刺ホルダーやファイルを持ち歩く必要もなくなります。
さらに、デジタル名刺は顧客管理システム（CRM）と連携できるものも多く、普段の業務という観点で見ると、営業やマーケティングの効率化にも役立つと言えるでしょう。
③ いつでも情報を更新できる
３つ目は「いつでも情報を更新できること」です。
紙の名刺では、役職や連絡先が変更される度に再印刷が必要となります。
その点デジタル名刺であれば、クラウド上でリアルタイムに情報を更新できるため、常に最新の情報を相手に提供することができます。
また、受け取った側も自動的に情報が更新される仕組みとなるため、誤ったアドレスや番号によって連絡がつかなくなるということも無くなるでしょう。
④ 紛失や新規発行の心配がない
４つ目は「紛失や新規発行の心配がないこと」です。
紙の名刺は、受け取った後に紛失してしまうというリスクがあり、交換した相手が名刺をなくしてしまうと、連絡が取れなくなることもあります。
その点、デジタル名刺はクラウド上に保存されているため、紛失の心配がありません。
また、新しい名刺を作成した場合でもワンクリックで簡単に共有することができるため、新規発行や配布の手間が大幅に軽減されるでしょう。
⑤ コストが削減できる
５つ目は「コストが削減できること」です。
紙の名刺は、印刷費やデザイン費、配送費など、案外多くのコストがかかります。
特に、大企業や営業職の多い企業では、年間で大量の名刺を発注することになり、その分コストの負担が大きくなります。
一方、デジタル名刺は、初期導入費用がかかる場合があるものの、一度作成すれば追加の印刷コストが不要なため、長期的に見て大幅なコスト削減につながります。
また、印刷ミスやデザイン変更による再発注の必要がなくなるため、無駄な支出を抑えることもできるでしょう。
⑥ 話題作りになる
６つ目は「話題作りになること」です。
デジタル名刺はまだ紙の名刺ほど一般的に認知されているわけではないため、名刺交換の際に話題作りのきっかけになります。
特に、NFCタグを利用したデジタル名刺を使用していると、「どのような仕組みなのか」「どうやって情報を受け取るのか」といった会話が生まれやすく、自然な形で商談やビジネスの話題に発展することもあるでしょう。
また、デジタル名刺の導入は企業の先進性やDX推進のアピールにもなるため、相手にも良い印象を与えることができるでしょう。
デジタル名刺の作り方や導入方法
次に、デジタル名刺の作り方や導入方法についてご紹介します。
デジタル名刺と聞くと、作る手間や導入に時間がかかるイメージがありますが、実際は皆様が想像している以上にシンプルです。
以下は、デジタル名刺を作る際の大まかなステップです。
1, 名刺の中に搭載したい情報を用意する
2, 物理的な名刺を準備する
3, NFC名刺の中に情報を書き込む
デジタル名刺の作成については、株式会社ワールドビジネスサプライでも請け負っているので、検討している場合はぜひ一度ご相談ください！
また、デジタル名刺の作り方や導入方法については「【NFC名刺とは？】作成方法や導入方法、活用するメリットなどについてプロが解説！」にて解説しているので、気になる方がぜひ本記事の内容を参考にしてみてください！
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・【NFCタグの使い方とは？】内部の仕組みや構造、具体的な事例などをご紹介！
デジタル名刺を利用する際の注意点やリスク
本章では、デジタル名刺を利用する際の注意点やリスクについて、以下の３つをご紹介します。
1, 相手がデジタル名刺に慣れていない可能性がある
2, 通信環境に依存してしまう
3, 初期設定や作成に手間がかかる
① 相手がデジタル名刺に慣れていない可能性がある
デジタル名刺を利用する際の注意点やリスクの１つ目は「相手がデジタル名刺に慣れていない可能性があること」です。
デジタル名刺が普及しつつあるとはいえ、すべてのビジネスパーソンがデジタル名刺に馴染みがある訳ではありません。
特に、紙の名刺が主流の業界や、ITツールに不慣れな年配の方との商談では、「デジタル名刺を受け取る方法がわからない」「従来の紙の名刺の方が安心できる」といった反応があるかもしれません。
② 通信環境に依存してしまう
２つ目は「通信環境に依存してしまうこと」です。
デジタル名刺の多くは、クラウド上で管理され、インターネットを通じて情報を共有する仕組みとなっています。
そのため、通信環境が不安定な場所では、名刺の受け渡しがスムーズにできない可能性があります。
特に、Wi-Fiがない場所や、モバイルデータの通信制限がかかっている場合、デジタル名刺を読み取るまでに時間がかかる、またはアクセスできないといった問題が発生することもあり、場合によっては取引自体に支障が出てしまう可能性もあるでしょう。
③ 初期設定や作成に手間がかかる
３つ目は「初期設定や作成に手間がかかること」です。
前述した通り、デジタル名刺を導入する際には、アカウントの作成や名刺データの登録、デザインの設定など、一定の準備が必要になります。
特に、企業で統一フォーマットのデジタル名刺を作成する場合、デザインやレイアウトを調整し、従業員全員に展開するプロセスには時間と手間がかかってしまいます。
さらに、デジタル名刺の導入を周知し、従業員に使い方を理解してもらうための研修や説明会が必要になるという場合は、相応の時間が必要となる可能性が高いでしょう。
デジタル名刺に搭載されているNFC技術とは？
次に、デジタル名刺に搭載されているNFC技術についてご紹介します。
ここまで、デジタル名刺のメリットや注意点についてご紹介してきましたが、そんなデジタル名刺の魅力を知るためには、そこに搭載されている技術について知っておく必要があります。
その代表とも言える技術が「NFC（Near Field Communication）」と呼ばれるものです。
NFCは、近距離無線通信技術の一種であり、スマートフォンや専用リーダーにかざすだけでデータを瞬時にやり取りできる仕組みを持っています。
この技術を活用することで、名刺情報を非接触でスムーズに交換できるため、より効率的なビジネスコミュニケーションが可能となるのです。
NFC技術を搭載したデジタル名刺の基本的な仕組みは、NFCタグに名刺情報を埋め込み、それを読み取ることでデータを相手に共有するというものです。
ちなみに、クレジットカードによるタッチ決済や改札を通る際に使用するSuicaにもNFC技術が搭載されており、既に多くの場所やビジネスシーンで活用されています。
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デジタル名刺の制作依頼は、ワールドビジネスサプライへ
いかがでしたでしょうか。
今回は、デジタル名刺に焦点を当て、デジタル名刺の基本的な仕組みや導入するメリット、注意点などについて詳しく解説しました。
本記事でもご紹介した通り、NFC技術を搭載したデジタル名刺は既に一定数の企業やビジネスマンが活用しており、今後もさらに広く浸透していきます。
また、株式会社ワールドビジネスサプライでは、NFCを搭載したデジタル名刺をはじめ、その他の様々なNFC技術を活かした機器を提供しています。
NFCタグやNFC技術に関心がある、事業に活かすことを検討されている方は、ぜひ一度ご相談ください。